“Sao y bản chính” hay còn gọi là “Chứng thực bản sao từ bản chính” là thuật ngữ thường gặp hàng ngày đối với mỗi chúng ta, đặc biệt đối với người hành nghề luật sư hoặc làm công việc liên quan đến pháp luật.
Một số cơ quan nhà nước, hoặc người có thẩm quyền (bộ phận nhận đơn tại các cơ quan Nhà nước) yêu cầu hoặc bắt buộc người dân phải cung cấp các bản Sao y từ bản chính đối với một số văn bản như: Hợp đồng mua bán giữa pháp nhân với các nhân hoặc giữa pháp nhân với nhau mà không thuộc trường hợp Chứng thực (Công chứng) tại Văn phòng công chứng.
Liệu có phải tất cả các văn bản (bản chính) chúng ta đều có thể yêu cầu người có thẩm quyền để chứng thực bản chính (sao y bản chính). Hãy tham khảo tình huống thực tế dưới đây:
Tình huống
Tôi có đến UBND phường để thực hiện Sao y bản chính bản hợp đồng kinh tế của công ty nhưng cán bộ chứng thực thông báo cho tôi là không thể thực hiện được. Bởi vì: Căn cứ theo khoản 5 Điều 2 của NĐ số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: “Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”. Còn hợp đồng đó là sự thoả thuận giao dịch tự nguyện giữa 2 bên với nhau (giữa cá nhân với tổ chức hoặc giữa tổ chức với tổ chức) nên không chứng thực bản chính để thực hiện trong việc “chứng thực bản sao từ bản chính”. Nếu muốn chứng thực bản sao từ bản chính của hợp đồng kinh tế này thì văn bản hợp đồng kinh tế phải được phòng công chứng chứng thực thì có quyền yêu cầu chứng thực Sao y được.
- Xin hỏi việc giải quyết của cán bộ phường như vậy có đúng không? Nếu sai thì cơ sở pháp lý nào để yêu cầu UBND phường thực hiện chứng thực cho tôi?
- Nếu đúng thì những văn bản sau làm thế nào để được chứng thực. Theo tôi được biết thì các văn bản hợp đồng nêu trên không được chứng thực công chứng tại các phòng công chứng (trừ những HĐ giao dịch liên quan theo Luật Đất đai được quy định công chứng).
- Hợp đồng lao động, Hợp đồng mua, bán, cung ứng vật tư, hợp đồng tư vấn giám sát, hợp đồng xây dựng;
- Biên bản họp hội đồng quản trị, cổ đông, Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao;
- Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính (chưa được cơ quan thuế xác nhận hoặc chưa được tổ chức Doanh nghiệp kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán).
Trả lời
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Công ty Luật TNHH Quốc Tế An Phú, với thắc mắc của bạn, luật sư của chúng tôi xin giải đáp như sau:
– Với trường hợp của bạn, UBND phường giải quyết như vậy là phù hợp với quy định của pháp luật.
Theo quy định tại Khoản 5 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì: “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”
Bên cạnh đó, căn cứ tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ – CP thì UBND cấp phường có thẩm quyền và trách nhiệm sau:
Điều 5: Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.”
Như vậy, căn cứ theo các quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc UBND phường không sao y bản chính hợp đồng kinh tế cho bạn là phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu muốn chứng thực bản chính (sao y) thì phải được chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân) hoặc (Văn phòng công chứng) là phù hợp với quy định của pháp luật.
Công ty Luật TNHH Quốc Tế An Phú là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn pháp luật và đại diện tham gia tố tụng tại Tòa án liên quan đến các tranh chấp phát sinh từ Đất đai, và Hợp đồng, theo thông tin sau dây:
- CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ AN PHÚ
- Địa chỉ : Lầu 9, 163 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, Tp.HCM
- Hotline : 028 6656 1770
- Email : info@luatanphu.vn
Nguồn: luatanphu.vn
